Het belang van digitalisering

Een steeds belangrijker wordend onderwerp in het bedrijfsleven is digitalisering. Digitaliseren staat voor het omzetten van archieven op papier naar digitale leesbare bestanden. Vaak hebben bedrijven die al lang bestaan ontzettend veel informatie opgeslagen in archiefkasten. Echter, bij het digitaal zetten van deze gegevens is een fysieke archiefkast niet meer nodig. Dit is handig omdat je op deze manier alle belangrijke bestanden, documenten, tekeningen en ontwerpen altijd bij de hand hebt. Zelf heb ik dit proces afgelopen jaar met mijn bedrijf ondergaan en ik ben er zeer tevreden over. Omdat ik heb gemerkt hoe belangrijk digitalisering is en wat voor voordelen het mij heeft opgeleverd, zal ik daar hieronder het een en ander over toelichten.

Digitalisering brengt een hoop verandering teweeg

Natuurlijk zijn de voordelen van digitalisering op den duur groter dan de nadelen ervan, maar het blijft een lastig proces. Zo heb ik zelf van dichtbij meegemaakt wat het doet met een bedrijf als de vertrouwde omgeving zo plots aan het veranderen is. Echter, met de juiste begeleiding, training en eventueel cursussen verloopt dit proces heel soepel. Zo zag ik dat zeker toen mijn collega’s de voordelen ervan begonnen in te zien, het bedrijf er positief op reageerde. Zo is het belangrijk dat iedereen achter deze veranderende werkwijze staat om het proces zo soepel mogelijk te laten verlopen. Uiteindelijk is digitalisering onvermijdelijk en zal elk bedrijf eraan moeten geloven.

De voordelen

De voordelen spreken voor een deel natuurlijk voor zich. Als je al je documenten altijd bij de hand hebt, ben je een stuk meer flexibel dan wanneer dit niet het geval is. Zo kun je gemakkelijker thuis werken omdat de bestanden en documenten die je nodig hebt gewoon online staan. Daarnaast kun je bijvoorbeeld ook makkelijker bij data tijdens klantbezoek of overige activiteiten. Ook is het veel gemakkelijker data te back-uppen wanneer je bestanden online staan, en kun je bij brand of diefstal altijd terugvallen op de back-up. Ook is het werken met bijvoorbeeld een digitaal archief leuker en een stuk efficiënter. Zo zijn documenten een stuk sneller op te zoeken en daarnaast staat alles overzichtelijk bij elkaar.  

Al met al zijn er dus een aantal punten onvermijdelijk. Een daarvan is dat digitalisering onvermijdelijk is en een tweede punt is dat je op verzet stuit bij jouw collega’s. Bereid je daarom goed voor zodat je weet wat je kunt verwachten. Maar nu je weet dat digitalisering zowel verandering teweeg brengt bij jouw organisatie, cultuur en ICT moet dit helemaal goed komen!